App, statt Bleistift und Papier

Brandschutz dokumentieren

Brandschutzanlagen, ‑arbeiten oder ‑begehungen zu dokumentieren ist aufwendig. Spezielle Apps rationalisieren Prozesse und steigern die Rechtssicherheit. Welche Lösungen gibt es und was können sie?

Die Dokumentation von Brand­schutz­anlagen, ‑arbeiten oder ‑begehungen dient nicht nur der Sicherheit der Bewohner oder Nutzer. Sie ist für Brandschutzplaner, ausführende Unternehmer und Betreiber auch ein Selbstschutz gegenüber eventuellen Haftungsforderungen. Schließlich kann schon am Tag nach der Abnahme eine Brandabschottung durch die unsachgemäße Durchführung eines Kabels oder einer Rohrleitung beschädigt werden. Kommt es später dadurch zu Brandschäden, lässt sich der ordnungsmäßige Zustand davor mit einem dokumentierten Foto schnell nachweisen. Auch für Gebäudebetreiber bieten Dokumentationen Rechtssicherheit, zumal beispielsweise der anlagentechnische Brandschutz regelmäßigen Prüfintervallen unterliegt, was bei großen Gebäuden mit vielen Rauchabzugsanlagen, Brandschutztüren, Brandmelde- und Feuerlöschanlagen etc. schnell zu einer Herausforderung wird.

Vorteile digitaler Brandschutzdokumentation

Deshalb sollten Planer, Ausführende und Betreiber den Zustand von Brandschutzanlagen bei der Neuerstellung, Sanierung oder Instandhaltung von Gebäuden stets dokumentieren. Spezielle Apps zur Brandschutzdokumentation unterstützen die Erfassung, Auswertung, Organisation und Kon­trolle von Brandschutzanlagen, ‑arbeiten oder ‑begehungen und schaffen mehr Sicherheit. Ausführende Unternehmen können damit einfacher und schneller die korrekte bauliche Ausführung von Brandschutzarbeiten nachweisen, Planer und Brandsachverständige können sie rationeller auf mögliche Mängel untersuchen, Gebäudebetreiber können sie einfacher inspizieren und warten. Mobile Softwarelösungen ermöglichen eine multimediale Vor-Ort-Dokumentation von baulichen Maßnahmen oder Brandschutzbegehungen. Da mit dem Baufortschritt entscheidende Details später oft nicht mehr sichtbar sind, ist eine zeitnahe Dokumentation besonders wichtig. Deshalb sind einfach bedienbare, zeitgemäße mobile Werkzeuge erforderlich, die eine unkomplizierte, flexible Vor-Ort-Dokumentation ermöglichen. Mobile Dokumentationswerkzeuge nutzen deshalb die intuitive Bedienung von Smartphones und Tablets und deren integrierte Foto-, Diktier- oder Scanfunktion. Damit erübrigt sich das umständliche Hantieren mit Notizblock, Plan, Diktiergerät und Fotoapparat auf der Baustelle. Stattdessen werden Vor-Ort-Informationen direkt in Wort und Bild digital erfasst und sofort zugeordnet. Eingabemasken mit strukturierten Abfragen, Symbol-, Produkt- und Textdatenbanken beschleunigen die Dokumentation und sorgen dafür, dass Wichtiges nicht vergessen wird. Durch Medienbrüche bedingte Mehrarbeit und Fehler werden vermieden und Arbeitsabläufe rationalisiert.

Berichte erstellen, Fristen kontrollieren

Da auch rechtliche Aspekte zu beachten sind, unterstützt die Software Anwender auch beim Erstellen rechtssicherer Unterlagen oder der Verfolgung von Mängelbeseitigungsfristen. Neben Dokumentationsfotos lassen sich auch gescannte Pläne, Planausschnitte oder Dokumente einbinden, teilweise auch Sprachnotizen oder Videosequenzen. Aus den erfassten Daten lassen sich über individuell anpassbare Vorlagen Berichte, Mängelprotokolle oder Reports generieren und per E-Mail versenden. Fristen können zur Terminüberwachung an einen Terminkalender, beispielsweise von Microsoft Outlook übergeben werden. Werden die Daten in der Cloud abgelegt, sind alle Beteiligten stets auf dem neuesten Stand. Die erfassten Daten können von den Beteiligten aktualisiert, ergänzt und ausgewertet werden. Verantwortliche können stichprobenartig den Ausführungsstand überprüfen und auch die Abstimmung zwischen Monteur, Bauherrn, Architekt, Fachplaner und Bauaufsicht wird einfacher. Mit der digitalen Dokumentation entsteht außerdem quasi sukzessive eine Informationsdatenbank, die in der Bau- und Nutzungsphase wichtige Fragen beantworten kann: Wer hat noch welche Mängel bis wann zu beseitigen? Wann müssen welche Instandhaltungsarbeiten durchgeführt werden? Was ist wann ausgetauscht worden? Diese Daten können auch später für die Beweissicherung, Gewährleistungs­dokumentation oder für Statistiken und zur Qualitätsverbesserung genutzt werden.

Was bietet der Markt?

Die Softwarebranche offeriert inzwischen eine Vielzahl an mobilen Dokumentationslösungen. Sie bestehen meist aus einer auf mehreren Smartphones oder Tablets installierbaren App für die mobile Datenerfassung und einer stationären Bürosoftware. Damit lassen sich Baustellenaktivitäten an Ort und Stelle digital dokumentieren und die gewonnenen Informationen am Büro-PC auswerten und verwalten. Die meisten Lösungen sind für die Aufnahme, Beschreibung und Zuordnung von Mängeln und das Mängelmanagement ausgelegt. Einige lassen sich für spezielle Tätigkeiten und Bereiche aufrüsten, wie die Dokumentation des Brandschutzes, die Kontrolle der Arbeitssicherheit oder die Sammlung von Daten für den Gebäudebetrieb. Speziell für die Brandschutzdokumentation konzipiert oder entsprechend erweiterbar sind die im Folgenden beschriebenen Lösungen. Die meisten davon sind sowohl für ausführende Gewerke wie Elektriker, SHK-, Trockenbauer oder Montageunternehmen für Brandschutzelemente als auch für Planer, Bauleiter und Brandschutzbeauftragte, Gebäude- und Anlagenbetreiber geeignet. Die meisten Lösungen sind produktneutral oder sie ermöglichen eine individuelle Datenbank-Erweiterung. Apps für die mobile Datenerfassung sind wahlweise auf Windows-, iOS‑ oder Android-Mobilgeräten lauffähig, in der Regel kostenlos und auf beliebig vielen Endgeräten installierbar, so dass auch eine spontane Erfassung mit einem auf der Baustelle gerade verfügbaren Mobilgerät möglich ist. Die stationäre Büro-Anwendung läuft meist unter Windows oder es handelt sich um eine plattformunabhängige und damit auch mobil nutzbare Weblösung. Die Preise für Dokumentationsprogramme liegen zwischen 900 und mehreren 1000 €. Bei webbasierten Lösungen kommen zur Monatsmiete ab etwa 25 € teilweise noch Grundgebühren für die Online-Archivierung, ‑Synchronisation und ‑Wartung etc. hinzu.

Wie unterscheiden sich die Produkte?

Alle Produkte sind in der Lage, die brandschutztechnische Situation auf der Baustelle zu dokumentieren. Unterschiede gibt es unter anderem in Bezug auf die Einsatzbereiche. Sie reichen von der Erfassung brandschutztechnisch relevanter Details und erforderlicher Maßnahmen, über die abnahmefähige Eigendokumentation ausgeführter Maßnahmen mit allen Pflichtangaben und Übereinstimmungserklärungen, die Inspektion, Kontrolle und Mängelerfassung durch Brandschutzfachleute, bis hin zur FM-gerechten Erfassung und Kontrolle von Brandschutzobjekten, inklusive aller Informationen zum Bauteil, zu Prüfintervallen, Kontrollterminen, Zulassungserklärungen, Montage- oder Produktinformationen. QR- der Barcodes, GPS-Daten und Planverortungen ermöglichen eine eindeutige Kennzeichnung und Lokalisierung von Bauteilen. Durchgeführte Prüfungen und Abnahmen können teilweise per digitaler Unterschrift auf dem Smartphone oder Tablet bestätigt werden. Auch hinsichtlich der enthaltenen Brandschutzsymbole, Brandschutzprodukte oder Textbausteine und deren Aktualisierung sowie der Dokumentations-, Auswertungs- und Reportfunktionen unterscheiden sich die Produkte deutlich. Einige Programme enthalten beispielsweise VdS-Textvorlagen, Checklisten und Protokolle, inklusive kompletter Brandschutz-Symbolik nach DIN EN ISO 7010, DIN 4844-2 oder DIN 14034-6, bei anderen Programmen muss man sich alles individuell zusammenstellen. Auch Brandschutzprodukt-Datenbanken mit den entsprechenden Zulassungen sind unterschiedlich gut gefüllt und strukturiert. Auch bei der Erfassung gibt es Unterschiede – etwa in Bezug auf die Möglichkeit, Vorher-/Nachher-Fotos aufzunehmen, zu bearbeiten und diese im Plan zu verorten, beliebig lange Notizen anfügen, Spracheingaben beispielsweise über die Online-Dienste Google Docs oder Siri zu erfassen und direkt in Text umzuwandeln, beliebig viele Attribute oder Dokumente zu ergänzen und so weiter. Wichtig ist auch, welche Funktionen und Automatismen die Software für die anschließende Weiterbearbeitung, Verwaltung, Auswertung und Reporterstellung bereithält. Zur Auswertung sollte unter anderem die Möglichkeit gehören, Mängel projektübergreifend auszugeben, um beispielsweise offene Mängel aus verschiedenen Baustellen ein- und desselben Unternehmens herausfiltern zu können. Wichtig bei mobilen App-, respektive Online-Lösungen ist, dass sie auch offline funktionieren, weil eine Online-Datenverbindung beispielsweise in Kellergeschossen nicht immer verfügbar ist.

Fazit: Digitale Brandschutzdokumentation bietet Vorteile

Brandschutzdokumentationen sind nicht nur etwas für Neubauten. Auch im Bestand sind aufgrund immer wiederkehrender Instandhaltungsarbeiten, Nutzungsänderungen, Umzügen oder Systemwechseln permanent Brandschutzarbeiten erforderlich. Daraus resultiert der Bedarf an einer kontinuierlichen Dokumentation, die Änderungen zeitnah erfasst und den aktuellen Stand allen Beteiligten verfügbar macht. Cloudbasierte Lösungen bieten hier Vorteile, sofern Datensicherheitsaspekte der Auslagerung von Daten nicht entgegenstehen. Die Möglichkeit des passwortgeschützten Online-Datenzugriffs für Berechtigte vereinfacht die Kooperation, Koordination und rationalisiert die Dokumentation, den Betrieb, die Wartung und Instandhaltung von Gebäuden und Anlagen.

Welche Lösungen gibt es?

Die folgenden Absätze stellen beispielhaft einige für die Brandschutzdokumentation zugeschnittene Lösungen vor (ohne Anspruch auf Vollständigkeit).

➤ Mit der Cheqsite-App sparen Brandschutzbeauftragte bei jeder Betriebsbegehung und Brandschutzprüfung viel Zeit. Die Software bietet zahlreiche Vorlagen für die Prüfung unterschiedlicher Betriebsmittel, wie etwa Brandschutztüren, Brandschutzklappen, Feuerlöschern, Hydranten, Steigleitungen etc. Alternativ kann man auch eigene Checklisten konfigurieren. Die App läuft unter iOS, Android und Windows und kann 14 Tage unverbindlich getestet werden.

DOCUsmart dient der Erstellung und Verwaltung von Brandschutz- und Sanierungskonzepten oder ‑projekten, Dokumentationen oder Abnahmeroutinen. Die webbasierende Software ermöglicht eine gewerkeübergreifende Dokumentation und Überwachung der Ausführung, das Management von Mängeln und die Erstellung umfassender Berichte. Die Überwachung und Instandhaltung von Gebäuden verschafft Betreibern mehr Transparenz über die Planung wiederkehrender Aufgaben und deren Dokumentation.

Foxtag dient der Wartung und Dokumentation der Brandschutz- und Sicherheitstechnik aller Hersteller und ermöglicht einen Zugriff auf alle Termine, Objektdaten und Ansprechpartner. Die App führt Anwender durch den Wartungsablauf, Checklisten sorgen dafür, dass nichts vergessen wird. Die digitale Erfassung von Unterschriften beschleunigt Abläufe. Berichte werden samt Prüf­ergebnissen, Messdaten und Anmerkungen automatisiert generiert, per E-Mail versandt und revisionssicher archiviert.

➤ Die webbasierte App mydocma BS kann organisatorische, bauliche und anlagentechnische Maßnahmen ordnungsgemäß belegen oder Mängel bearbeiten. Mit der Vor-Ort-Erfassung, Fotodokumentation, Planverortung, Spracheingabe, automatische Standorterkennung oder Berichterstellung können schnell und einfach Dokumentationen erstellt und im Brandfall erforderliche Nachweise über eingehaltene Gesetzes- und Versicherungsvorgaben erbracht werden. Zu den weiteren Funktionen zählen Schriftvorlagen, Fristenverfolgungen, Freimeldeverfahren oder Statistiken.

➤ Hilti CFS-DM Brandschutz Dokumentationsmanager unterstützt das Erstellen abnahmefähiger Dokumentationen für Abschottungen mit Hilti-Brandschutzsystemen per Smartphone, inklusive aller Nachweise. Dazu werden alle Informationen und Fotos erstellt, Installationen dokumentiert und die Lage der Abschottungen im Plan markiert. Etiketten mit QR-Code vereinfachen die Dokumentation bei Nachbelegungen. Berichte lassen sich als PDF- oder Excel-Datei ausgeben, inklusive aller Zulassungsdokumente. Informationen zu jeder Abschottung können online abgerufen werden.

➤ Die Management-Software und die GO App von Kevox deckt alle Funktionen im Brandschutz, Arbeitsschutz oder Facility Management ab: Mängelmanagement samt Freimeldungen, Fotodokumentationen, Instandhaltungstermine, Formulare und Berichte, Protokolle und Gutachten. Prüfintervalle, Gefährdungsbeurteilungen, Kontrolltermine, Zulassungserklärungen, Montageanleitungen oder Produktinformationen sind hinterlegt. Automatisch entstehen nachvollziehbare, rechtssichere Bauteil- und Maßnahmenhistorien. Die Brandschutzdokumentation gibt es wahlweise als Cloud- oder Server-Client-Lösung.

➤ Bei Olmero handelt es sich um eine modular erweiterbare Mängelmanagement-Lösung. Mit dem optionalen Modul Brandschutz lassen sich Brandschutzanlagen über Fotos, Sprachmemos und Planverortungen dokumentieren. Werden Mängel festgestellt, können die zuständigen Unternehmer direkt aus dem System heraus zur Behebung aufgefordert werden, indem Berichte generiert und an relevante Personen weitergeleitet werden können. Als Ergebnis entsteht eine vollständige Dokumentation der baulichen und technischen Brandschutzmaßnahmen für die spätere Gebäudenutzung.

THEMIS dient der Dokumentation von Brandschutzmängeln oder ‑Kontrollen auf einem Tablet oder Smartphone. Mit der Verortung auf Brandschutz- oder Stockwerksplänen und der Integration von Fotos können Begehungsprotokolle ohne Nacharbeiten erstellt werden. Vordefinierte und erweiterbare Textbausteine unterstützen eine rasche Erfassung. Termine, Zuständigkeiten, Prioritäten, externe Dokumente und weitere Attribute können ergänzt und in Form von Checklisten abgefragt werden. Jede Begehung wird separat gespeichert, für jede Information wird die Historie nachvollziehbar dargestellt und protokolliert.

➤ Die TIVAPP versteht sich als Komplettlösung für Brandschutz-Fachbetriebe. Für jede Bauteilgruppe eigene Prüfmasken zur Verfügung. Mängel können anhand vordefinierter, individuell erweiterbarer Standard-Mängelkataloge dokumentiert werden. Eine zentrale Datenpflege von Hersteller-Artikeldaten, Zulassungen, Ersatzteilen, Mängelkatalogen mit Mangelbezeichnungen und Maßnahmen sowie Checklisten sorgen für Qualität, Aktualität und Rechtssicherheit. QR-Codes, GPS-Daten und Planverortungen ermöglichen eine eindeutige Kennzeichnung und Lokalisierung von Bauteilen.

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